2006年5月18日，国务院正式颁布实施《地方志工作条例》（以下简称《条例》）。《条例》的颁布实施，为我国地方志事业的健康发展提供了法律保障，标志着我国地方志工作从此进入依法发展的轨道。我们必须逐步从长期行政化的工作方式，转变为法制化的工作方式。因此，学习贯彻落实《条例》，依法推动地方志工作体制的法制化、规范化建设，是摆在各级地方志领导面前的迫切任务。

一、依据《条例》规定，调整县地方志工作机构内部设置

在《条例》颁布实施前，史志界对地方志工作体制做了许多有益的探讨。1997年中国地方志指导小组《关于地方志编纂工作的规定》第七条规定“地方志编纂委员会办公室应是当地政府直属的具有行政职能的一级单位。”之后，各省、市、县的地方志工作机构大多调整、充实、固定，成为常设机构。但是，无论上述规定还是《条例》都没有、也不可能对地方志工作机构的内部设置做出规定。

《条例》第三条规定：“本条例所称地方志，包括地方志书、地方综合年鉴。地方志书，是指全面系统地记述本行政区域自然、政治、经济、文化和社会的历史与现状的资料性文献。地方综合年鉴，是指系统记述本行政区域自然、政治、经济、文化、社会等方面情况的年度资料性文献。”因此，《条例》扩大了地方志的外延，使地方志包含了地方综合年鉴；同时《条例》也基本明确了地方志书与地方综合年鉴的联系与区别。依此决定了基层地方志工作机构的两大基础性工作就是编纂地方志书和地方综合年鉴，所以县、市地方志工作机构应当设置方志编辑部和年鉴编辑部。笔者所在的县史志办公室原来设有业务科、档案科、人秘科、行政事务科四个科室。这样的内部机构设置，使县史志办公室看上去不是一个政府工作机构，而更象是一家公司企业。《条例》颁布实施后，我们依据《条例》对地方志的重新定义和对地方志工作机构职责的规定，将县史志办公室原有科室调整为方志编辑部、年鉴编辑部、方志馆、地情库，从而理顺了工作关系，提高了工作效率。

二、地方志机构内部方志与年鉴合理分工的理论依据

我们之所以设置方志编辑部和年鉴编辑部，除上述《条例》提供的法律依据外，还因为地方志与年鉴有着更多、更深层次的区别：

一是概念和性质不一样。年鉴是以年度为单位的信息载体，以上年的实际资料为本年提供参考借鉴。因此，年鉴编纂和出版必须突出一个“快”字，要快编快出，尽早提供借鉴。地方志是以朝代或一定的历史阶段地方上各方面历史与现状的资料性文献，被誉为“一方之全史”、“地方百科全书”，其特点是时间跨度长，涉及范围广，是浓厚的历史沉淀，所以地方志要精雕细琢，经得起历史的检验。

二是编纂要求不同。年鉴是各类信息和资料的汇编，它的编纂要求不高，通常在各单位报来材料后，进行资料筛选、文字加工、分类排列、交付出版即可。地方志的编纂要求很高，必须编纂成“朴实的、严谨的、科学的资料性著述”。它不同于年鉴的资料性汇编的性质，编纂要求更高、难度更大。

三是篇目结构不一样。年鉴的篇目结构比较松散，只是起到归类组合的作用，而且，每年都可以根据实际情况确定类目的数量和分目的归属。地方志的层次结构要求比较严谨。卷、章、节、目要求设置合理，环环相扣，层层相辖，既不能叠床架屋，又不能父子同辈。篇目的层次设置上要按事物的性质立志，以内涵分目，不能以现行的行政管理部门立志，也不能以其内部分工来分目。

四是功能不一样。年鉴是用去年的历史真实为今年提供借鉴，但随着时间的推移其借鉴作用逐渐淡化，功能和作用有一定时间限度。地方志是一定历史阶段内的自然、政治、经济、社会、文化发展的历史总结，既可以看到成功的经验，又可以吸取失败的教训，是一部长期起作用、资料性很强的地方“百科全书”。它既可以为领导决策提供资政借鉴，又可以作为今人和后人的学习教材，还能为子孙后代保存大量的历史资料。

五是资料和信息的容积量不一样。年鉴的信息除综合信息外，特别讲求“新”和“特”的时效信息，而对一般的渐变信息往往收集不到，带来容积量的相对不足。地方志资料的容积量要丰富得多，这是因为①地方志资料经过一定历史阶段的沉淀，所选资料相对比较客观、准确；②地方志资料要求连贯性，资料更完整、更全面。③经过科学归类，各行各业从起始、发展、演变、现状的历史发展脉络比较清楚，资料比较系统。

三、方志馆与地情库的建设，是加强史志工作的重要举措

方志馆与地情库是存藏方志、地情资料和进行地方志展示、研究、开发、利用的场所。国务院早在1996年就要求，有条件的地方，5年内要建设好方志馆。十年后，《条例》再次规定了方志馆、资料库保存、管理地方志文献和资料，向社会展示和提供咨询服务的功能。作为首轮修志的重大成就，省、地（市）方志馆、地情库基本建成，同时也建成许多县（市）方志馆、地情库。立足于地方志事业的未来发展，我们必须努力争取政府和社会各界的广泛支持，解决好县、市级方志馆和地情资料库的建设问题，为地方志工作机构提供更好的基础设施，为社会提供更好的服务。

方志文献的征集积累是进行方志编纂、研究和方志资源开发的基础性工作。建立方志馆和地情库，及时地把与当地政治经济社会发展密切相关的方志文献、信息资料征集、整理、存藏，为地方经济社会的全面发展服务，这是史志工作的重要任务。方志馆、地情库的业务工作从资料的征集开始。资料的征集标准、范围质量、数量等因素都直接影响方志馆的建设和发展，只有把资料征集齐全并掌握大量权威性资料，方志馆才能立足于当代社会并保证未来的发展。同时，只有提供科学的服务并及时掌握最新科技信息和与地域有关的历史信息，方志馆才能更好地为社会各界服务。

方志馆、地情库的资料征集应以方志类、年鉴类地方文献为主，同时征集缩微资料和声像资料，并将发展成为多种形式、多种载体、内容丰富的工具书以及各种实物资料、图片资料、各种非志书资料和口头资料等多种成分并存的综合类资料库。方志馆搜集的志书资料包括：各类志书、各类年鉴、各类资料汇编、方志理论著作、志书评论、方志提要、方志目录、方志考录、旧志整理等。同时，地方志书、年鉴的初稿、评议稿等原始资料也应及时收集、整理、存档。所以，加强与有关部门的联系，互通信息，掌握彼此的收藏情况，互换书本目录，包括地方文献目录、旧平装书目录、地方志目录、特载目录、缩微目录，开展馆际间的协作和馆际互接、联网，实现资料共享；不断引进新的技术，建立多层次的网络系统，与各市地县联网，与政府各部门及有关部门联网，与信息高速公路相贯通，是目前十分紧迫的必不可少的一项重要工作。

目前，资料征集并不顺利，制约着地方志编写进程。原因大致有三：一是某些单位、部门的领导未能真正认识地方志工作的历史意义，因而重视不够，领导不力，资料难以收集，修志工作难以开展。二是地方志工作机构组织不力。有些地方地方志工作机构人员少，文化素质低，故而修志工作长期拖沓，久无成果，或疲于应付，粗制滥造；有的单位修志机构撤销，人员流散，修志工作不能正常开展。三是地方志工作经费困难，这是长期困扰地方志工作的老大难问题。《条例》第四条规定地方志工作所需经费列入本级财政预算，相信随着《条例》的逐步贯彻实施，地方志工作经费困难局面也将逐渐缓解。

《条例》的颁布实施，破解了地方志资料征集工作的难题，为方志馆、地情库的发展提供了法律保障。《条例》第十一条规定：“县级以上地方人民政府负责地方志工作的机构可以向机关、社会团体、企业事业单位、其他组织以及个人征集有关地方志资料，有关单位和个人应当提供支持。负责地方志工作的机构可以对有关资料进行查阅、摘抄、复制。”"地方志资料所有人或者持有人提供有关资料，可以获得适当报酬。地方志资料所有人或者持有人不得故意提供虚假资料。”《条例》改过去的地方志资料搜集制度为征集制度。“搜集”是方志人员自己去寻找，没有强制性；“征集”是法律手段，是方志机构向有关单位依法征用，具有法律强制性。本条还特别规定了资料提供人必须提供真实资料，从而保证真实资料的取得，保证志书的质量。这为资料征集工作提供了极大的便利，改变了以往资料搜集人员吃闭门羹、求资料而不得和有些单位故意拖沓的局面，使资料征集有法可依，必将有利地促进方志馆藏事业的发展。

（本文已发表在新编地方史志工作理论与实践上）

莒南县史志办公室 杨永早 孙成曾